Как правильно отвечать на запросы налоговой о предоставлении пояснений и документов

Как правильно отвечать на запросы налоговой о предоставлении пояснений и документов

Один из вопросов, с которым ко мне чаще всего обращаются, – это запросы налоговых органов о «предоставлении пояснений (информации) и документов, которые их подтверждают», а также относительно того, что же на них отвечать. Вместе с тем большинство плательщиков часто недооценивают все риски, связанные с получением таких запросов и подготовкой ответов на них.

Что за «зверь» эти запросы?

Первое (и самое главное): получение запроса – это почти всегда сигнал о наличии у вашего бизнеса какой-то проблемы.

Дело в том, что налоговики направляют такие запросы или после анализа информации, из их базы данных, или после получения информации о возможных нарушениях из какого-то внешнего источника.

В качестве примера информации из внешних источников можно назвать жалобы или заявления о якобы нарушении плательщиком налогового законодательства, которые могут поступить в налоговую от обиженного клиента, бывшего работника или даже вашего конкурента.

Ну, а в качестве примера «результатов анализа» можно назвать как результат сопоставления и сравнения данных различных отчетов (на предмет их несоответствия), так и наличие в цепи поставщиков с признаками «фиктивности» («ям», транзитеров, «скруток» и т.п.).

Да, иногда бывает, что налоговики при проведении анализа ошибаются, но это, чаще всего, – исключение. Поэтому повторюсь: поступление в адрес плательщика любого запроса налоговой – это прежде всего сигнал о том, что ваше предприятие привлекло к себе дополнительное внимание контролирующего органа.

Второе (важное): письменный запрос контролирующего органа – это единственный законный способ коммуникации налоговиков с плательщиками.

Исходя из положений Налогового кодекса Украины (далее – НКУ), если у налогового органа появляются какие-то вопросы к плательщику, он должен направить ему письменный запрос. НЕ звонить и просить что-то предоставить (документы, объяснения) или прийти в налоговую для «собеседования», а обратиться письменно, направив такое письмо (запрос) по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Третье (о чем забывают): недооценка рисков, которые несет запрос, может повлечь тяжелые последствия.

В частности, бездумное предоставление копий документов («а что тут такого – у нас же все правильно») может обернуться доначислением налогов и штрафов. И даже простое неполучение запроса, скорее всего, повлечет за собой негативные последствия – вас могут признать «рисковым плательщиком» и заблокировать регистрацию налоговых накладных.

Так что же делать?

Во-первых, запрос обязательно нужно получить!

Как я уже писал в своей статье «Проблемы с налоговой? «Разбираемся» правильно», уклонение от получения запроса никоим образом не помогает решить проблему, чаще всего это может только ухудшить ситуацию.

Таким образом, если у вас в офисе не всегда присутствуют работники, которые могут получить корреспонденцию (или место регистрации компании – это домашний адрес или адрес, где вы фактически отсутствуете), есть смысл договориться с почтой (заключить соответствующий договор или написать заявление), чтобы корреспонденцию оставляли в почтовом отделении, – и забирать ее лично, наведываясь туда хотя бы раз в неделю.

Не стоит отказываться от получения запроса и в том случае, если вам предлагают приехать в налоговую и получить его «лично в руки». Вместе с тем, если вы опасаетесь туда ехать лично (такое тоже бывает) или у вас нет такой возможности (вы находитесь в другом месте, стране, заболели и т.д.), получение запроса (письма) можно поручить вашему представителю (юристу, адвокату), выдав ему для этого соответствующую доверенность.

Да, вы можете отказаться от получения запроса «на руки» и предложить налоговикам направить его на ваш адрес по почте, но я бы не советовал так поступать.

Во-вторых, каким бы простым и «не страшным» не казался вам запрос налоговиков, никогда не недооценивайте риски.

Не полагайтесь только на себя, а обратитесь лучше за консультацией к соответствующему специалисту по налоговому праву (адвокату, юристу, налоговому консультанту). Вы ведь вполне можете пропустить или не учесть какой-то нюанс – это в дальнейшем может повлечь за собой крайне негативные последствия.

И не тяните с обращением к специалисту до последнего дня. Большинство из достаточно квалифицированных специалистов вряд ли смогут уделить вам внимание в день обращения (их рабочее время может быть расписано на несколько дней вперед), да и подготовка грамотного ответа на ваш запрос тоже требует времени.

В-третьих, следите за сроками предоставления ответа.

На сегодня налоговым кодексом предусмотрено два срока для предоставления ответов на запросы контролирующих органов:
– для запросов о проведении налоговых сверок – 10 рабочих дней;
– для любых других запросов – 15 рабочих дней, следующих за днем ​​получения запроса.

Поэтому, расписываясь на почте за получение письма, всегда указывайте дату, когда вы его получили. А получив письмо, обязательно продублируйте эту дату на конверте или потом сделайте соответствующую отметку в самом запросе, чтобы ничего не забыть и не перепутать.

Помните, что несвоевременный ответ на запрос контролирующего органа может привести к вполне обоснованной проверке вашего предприятия или вас, если вы – предприниматель.

Вместе с тем давать ответ на запрос в первые дни после получения тоже не стоит, но и до самого последнего дня тоже не тяните. 🙂 Я обычно рекомендую давать ответ на 12-13 рабочий день после его получения (если речь идет об обычном запросе о предоставлении объяснений и копий документов).

Также читайте:  Как фрилансеру (предпринимателю) законно получить валюту за свои услуги

Четвертое (и самое главное): ответ на запрос нужно предоставлять всегда!

Даже если этот запрос безосновательный, противоправный или не соответствует требованиям Налогового кодекса.

Да, согласно положениям п. 73.3 ст. 73 НКУ, на такой запрос можно не отвечать:

«У разі якщо запит складено з порушенням вимог, визначених абзацами першим – п’ятим цього пункту, платник податків звільняється від обов’язку надавати відповідь на такий запит».

Вместе с тем отсутствие ответа на запрос является «железобетонным» основанием для назначения внеплановой проверки такого плательщика.

Таким образом, если запрос не соответствует требованиям НКУ (а это на самом деле 99% всех запросов, направляемых налоговыми органами), вам нужно дать на него ответ, в котором указать это несоответствие – и написать, что вы не отказываетесь давать ответ, но недостатки запроса мешают вам это сделать. 🙂 🙂 🙂

Никогда-никогда-никогда не нужно писать какие-либо пояснения, а тем более – давать документы (точнее – их копии), если запрос не соответствует требованиям абз. 1-5 п. 73.3 ст. 73 НКУ.

Напишите отписку, в которой укажите на недостатки запроса, и предложите налоговикам направить в ваш адрес новый запрос с соблюдением всех требований действующего законодательства.

Пятое: никогда не предоставляйте копии документов.

Если претензии налоговиков, с их точки зрения, обоснованы, – независимо от того, предоставите вы копии документов или нет, – вам все равно насчитают налоги и штрафы.

Предоставление или непредоставление документов определит лишь то, какая у вас будет проверка: документальная выездная (в случае непредоставления) или документальная невыездная (если вы их дадите).

Если все же решили дать ответ 

К сожалению, иногда бывает и так, когда, руководствуясь какими-то своими мотивами, плательщик (руководитель предприятия), несмотря на несоответствие запросу требованиям НКУ, принимает решение «предоставить все, что просят».

Я не советую так делать, но, если такое решение уже принято, тогда придерживайтесь следующих правил.

Правило первое.
Пояснение пишите как можно подробнее.

Не просто «получен товар согласно накладной», «оплачено согласно платежному поручению», нет. Описывайте весь процесс:
– заключение договора и кто его подписал (от поставщика и покупателя);
– документы, подтверждающие получение товара (услуг);
– документы, подтверждающие полномочия на получение товара (доверенности);
– документы, подтверждающие перемещение товара (ТТН, путевые листы, договоры с перевозчиком, акты выполненных работ и документы, подтверждающие оплату услуг перевозчика);
– кто проводил погрузки и разгрузки (и какие документы это подтверждают);
– документы по складскому учету товара и дальнейшей отгрузке покупателям или передаче сырья в собственное производство;
– движение между цехами в процессе производства и оприходования готовой продукции;
– регистры бухгалтерского учета, в которых отражены все эти операции, и тому подобное.

Учитывайте, что, скорее всего, даже, несмотря на ваши пояснения, налоговая все равно насчитает вам налоги и штрафы, но в этом случае такие подробные объяснения станут дополнительным аргументом в суде.

Правило второе.
Тщательно проверьте все документы, копии которых вы предоставляете.

Все реквизиты документов должны быть заполнены – и заполнены правильно. Информация и данные, указанные в различных документах, должны согласовываться между собой.

Приведу лишь несколько типичных примеров последнего:
1) если доверенность выписана на Петрова П. П., в расходной накладной (и ТТН) обязательно должно быть указано, что товар отпущен ООО «Альфа» через Петрова П. П.;
2) если поставщик находится в Днепре, а его склад (производство) – в Новомосковске, то либо в ТТН как пункт погрузки должен стоять Днепр, либо в договоре должно быть указано, что отгрузка происходит из Новомосковска – и тогда в ТТН должен быть указан именно этот адрес;
3) если вы – покупатель, а договор предусматривает, что транспортировка товара осуществляется за ваш счет, кроме ТТН, у вас должен быть или путевой лист (если перевозка проводилась вашим транспортом), или договор с перевозчиком (а также акт выполненных работ и документ об оплате услуг перевозчика), или как вариант – документы, подтверждающие пересылку товара через почтовую или курьерскую службу и дальнейшую транспортировку от места выдачи груза к месту нахождения вашей фирмы;
4) единственное лицо, имеющее право получать товар без доверенности, – это руководитель вашего предприятия (если только в ЕГР не внесена информация и о других подписантах), поэтому, если товар получает другое лицо, вы обязаны выписать доверенность, а предоставляя ответ на запрос налоговой, приложить к нему копию книги регистрации доверенностей;
5) если вы получаете товар в другом населенном пункте, у вас должен быть приказ о командировке (даже если этот населенный пункт расположен в 10 километрах от вас) и авансовый отчет (да, их копии тоже желательно предоставить);
6) учтите, что одно и то же лицо не может в один и тот же день получить товар в Мариуполе и в Ужгороде (это физически невозможно)…

Имейте в виду, что налоговики обязательно используют против вас любые несогласованности или ошибки в документах.

Правило третье.
Предоставляя копии документов, предоставляйте их все!

Все – это абсолютно все по цепочке движения товара: получение, транспортировка, оприходование по складу, документы складского учета, передача в производство или использование для собственных нужд, движение сырья в процессе производства, оприходование готового товара и тому подобное. А также обязательно приложите копии всех сопутствующих документов, создаваемых во время этих процессов: доверенности, журналы, приказы, авансовые отчеты, технологические карты и пр.

Также читайте:  Как налоговая «кидает» предпринимателей с лицензиями...

Если у вас ведется журнал учета автотранспорта, который заезжает на вашу территорию, предоставляйте его тоже – как еще одно подтверждение фактического получения товара. Если характер товара предполагает наличие сертификатов, ветеринарных или фитосанитарных документов, а также документов радиационного контроля (и т.д. и т.п.), к подготовленному ответу обязательно приложите их копии.

Если это оборудование, приложите к вашему ответу копии технических паспортов и документы по гарантийным обязательствам производителя, документы по монтажу и наладке этого оборудования и т.п.

Предоставляя копии документов, учитывайте, что в дальнейшем – в случае вашего обращения в суд с иском об отмене доначисленных налогов и штрафов – суд может не принять в качестве доказательств и не учесть документы, если они не были предоставлены вами для проверки. Именно поэтому, предоставляя копии документов, нужно предоставлять как можно более полный «пакет».

Правило четвертое.
Предоставили документы – готовьтесь к суду!

Выводы

Как видите, решение о предоставлении пояснений и копий документов порождает намного больше проблем, чем отписка о несоответствии запроса налоговиков требованиям НКУ. 🙂

Итак, вернусь к тому, с чего начал.
Получив запрос контролирующего органа о предоставлении пояснений и документов, которые их подтверждают, вам следует тщательно его проанализировать. В случае несоответствия его содержания требованиям законодательства в адрес налоговой нужно направить письмо о невозможности предоставить ответ на их запрос.

Так можно поступить и во второй, и в третий, и даже в четвертый раз, если налоговики будут не в состоянии составить запрос, соответствующий требованиям НКУ.

Далее есть три варианта, как могут поступить налоговики.

Первый: есть небольшой шанс, что налоговая махнет рукой – и временно от вас отстанет. Так иногда бывает, когда речь идет о незначительных суммах нарушений.

Второй: вместо документальной, налоговая проведет камеральную проверку – и насчитает налоги и штрафы без документов, исходя исключительно из имеющейся у них информации. В таком случае подобные доначисления можно будет довольно легко обжаловать в суде. Ведь налоговая, если она считала ваши отказы о предоставлении копий безосновательными, могла реализовать свое право на проведение выездной проверки (но не сделала это).

Третий: налоговики, как говорится, «психонут» – и придут к вам на внеплановую выездную документальную проверку.

И вот здесь очень большую роль будет играть вся ваша предыдущая переписка о несоответствии их запросов требованиям НКУ, а у вас будет два варианта, как поступить:
1) не допустить к проверке и обжаловать приказ о ее назначении как безосновательный (вы ведь не отказывали в предоставлении информации, а не могли ее предоставить, поскольку их запрос не отвечал требованиям законодательства);
2) допустить к проверке и предоставить все документы, о которых говорилось выше. В таком случае ту отсрочку, которую даст вам переписка, вы сможете использовать для приведения всех документов в соответствие с действующим законодательством, устранения ошибок и расхождений и, при необходимости, – восстановления или подготовки недостающих документов (с учетом всех вышеупомянутых рекомендаций). Если же, несмотря на это, налоговая все-таки насчитает вам налоги и штрафы, вам останется только предоставить все эти документы в суд, а в иске отметить, что эти доначисления сделаны противоправно, поскольку все документы – в наличии, а какие-либо недостатки у них полностью отсутствуют.

Ну, и напоследок хочу повторить два совета.

Во-первых, не стоит недооценивать риски, связанные с получением запроса, даже если вам кажется, что это какая-то ерунда.

Во-вторых, не следует переоценивать компетенцию ваших сотрудников – не стоит поручать подготовку ответа бухгалтерии, менеджеру или, тем более, секретарю. Обязательно обратитесь к специалисту в области налогового права, у которого есть опыт взаимодействия с налоговыми органами, прохождения проверок, участия в судебных делах по отмене налоговых уведомлений – решений.

Пусть именно квалифицированный специалист (адвокат, юрист, налоговый консультант) проанализирует запрос налоговиков – и подготовит на него правильный ответ.

Ну, а если у вас нет таких сотрудников или знакомых специалистов, вы всегда можете обратиться за помощью ко мне.

И да, в этом случае неважно, где вы живете, ведь запрос контролирующего органа вы можете отправить мне по электронной почте (и таким же образом получить от меня подготовленный на него ответ).

Чтобы не пропустить ничего интересного, подписывайтесь на Telegram-канал блога. Хотите, что бы я о вас написал? Тогда ознакомитесь с условиями сотрудничества, и размещения рекламы в блоге.

Мой блог - некоммерческий проект.
Но, если моя статья или пост вам понравились (оказались полезными), вы можете сказать "спасибо", 🙂 перечислив любую сумму, на Ваше усмотрение на мою карточку в "ПриватБанке": 
- № 5169 3324 0559 7207 - получатель Зарайский Александр Николаевич

Интересные материалы по налогообложению:
- Ставки единого налога и ЕСВ для предпринимателей в 2020 году
- Как предпринимателю оформить наёмного сотрудника
- ІмИмпорт услуг, единый налог, НДС и все-все-все…
- Карта «ключ к расчетному счету» и оплата в интернете
- Плательщик единого налога и посреднические договора
- Где в Харькове предприниматели и юрлица могут сдать отчеты в налоговую
- Что делать, если налоговая отменила регистрацию плательщика единого налога?
- Что делать если учредитель (участник) ООО умер?
- Как в электронном кабинете, на сайте ГФС Украины, добавить строку в декларацию.
- Что лучше – предприниматель или ООО?
- Как правильно использовать «Пайонер» для получения денег от фриланса?

Facebook Comments
Поделится с друзьями, у себя на странице!

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *